Getting Things Done (GTD)

Jak zwolnić siebie z obowiązku pamiętania o wszystkim, a jednocześnie zachować wysoką produktywność?

W podejściu do organizacji i produktywności jestem zwolennikiem GTD. ang. Getting Things Done. Jest to metodyka utworzona i rozpowszechniona przez Davida Allena, którą chcę Wam w tym tekście przybliżyć. Celem GTD jest zwolnienie z obowiązku pamiętania o wszystkich zobowiązaniach i planach, a jednocześnie zachowanie wysokiej produktywności w pracy i życiu prywatnym. Jest ona również nazywana sztuką bezstresowej produktywności. Metodyka ta porusza wiele kwestii, których nie da się wyczerpać jednym wpisem. Dlatego poniżej znajdziecie tylko kilka wskazówek, od czego można zacząć.

 

 

1.  Oczyszczaj głowę –  Zapisuj (prawie) wszystko

Głównym aspektem GTD jest umiejętne zarządzanie czasem realizacji danego zadania, jeżeli jakaś myśl wpada nam do głowy, to zbieramy ją w zaufanym systemie. Poprzez zaufany system możemy rozumieć różnego rodzaju narzędzia  i aplikacje, a także tablice, notesy czy pojemniki. GTD nazywa to inboxami i zakłada, że regularnie będziemy zaglądać w takie miejsca (minimum raz w tygodniu) i planować zadania do wykonania. Ma to służyć wyczyszczeniu głowy z miliona spraw,  które nam ją zaprzątają. Jeżeli jest jakiś niezapisany temat, to mimowolnie o nim myślimy, co jakiś czas przypomina się on nam albo wręcz staramy się o nim nie zapomnieć, aby później się nim zająć. W ogólnym rozrachunku doprowadza to do spadku naszej produktywności. Zachęcam do zapoznania się z książką Getting Things Done autorstwa Davida Allena, gdzie znajdziecie przykłady, jak można „zbudować” tego typu system.

 

 

2. Zasada dwóch minut

Jeżeli zastanawiałeś się, co miałem na myśli mówiąc “prawie” w poprzednim punkcie, to teraz Ci to wyjaśnię. Zdarzają się tematy, których wykonanie zajmuje nie więcej niż 2 minuty – w takim przypadku „Zrób to od razu”. Czasem zapisanie i zaplanowanie kiedy coś zrobimy, może zająć więcej niż te wspomniane 2 minuty. 2 minuty w nazwie są bardzo umowne, to praktyka nas uczy które zadania warto zrobić od razu, a które nie. Niejednokrotnie po chwili okazuje się, że z dwóch minut zrobiło się pół godziny. Najważniejsze jest w tym podejściu to, aby za każdym razem zastanowić się, czy warto podjąć działanie.

 

 

3. Wygospodaruj czas na pracę tylko dla siebie

Jeżeli jesteśmy często zasypywani „drobnymi” sprawami, może dojść do sytuacji, w której robimy wiele małych i mniej istotnych zadań, zamiast zabrać się za te kluczowe dla nas. W takiej sytuacji warto rozważyć zagospodarowanie w czasie dnia lub tygodnia takiego przedziału czasu, w którym nic innego nie ma prawa wybić nas z pracy. Należy wtedy wyłączyć telefon i wszelkie komunikatory, nie zaglądać do maila, zamknąć drzwi. Te działania pozwolą nam skupić się na sprawach w danej chwili dla nas najistotniejszych.

 

 

4. Z maila korzystaj tylko o ustalonych godzinach, wyłącz powiadomienia

Moim zdaniem powiadomienia o nowych mailach powinny być zawsze wyłączone, a do skrzynki powinniśmy zaglądać tylko z chęcią działania. Aby tutaj się nie powtarzać, zapraszam do innego mojego wpisu, w którym dokładniej opisywałem zasady obsługi skrzynki mailowej, z których korzystam: Inbox zero 

 

 

5. Zawsze podejmuj jakąś akcję – nie odkładaj na później

Tak samo jak do maili powinniśmy podejść do wszystkich spraw. Jeżeli pojawia się jakiś temat, który zaprząta nam głowę, powinniśmy od razu zdecydować, co z nim robimy. Delegować, wykonać (np. wspomniana zasada dwóch minut), zaplanować (korzystając z zaufanego systemu). Planowanie też jest formą działania. Musimy zastanowić się nad realnym terminem, który nam umożliwi wykonanie działania. Zamiast przysłowiowego „zrobię to później”.

 

 

Temat GTD jest bardzo obszerny. Praca nad polepszaniem własnej produktywności jest procesem ciągłym i długotrwałym. Jednak moim zdaniem warto ją podejmować. GTD lubię i polecam ze względu na podejście do organizacji i planowania w sposób „bezstresowy”. Posiadanie zaufanego systemu, w którym organizujemy sprawy, pozwala nam odciążyć myśli i skupić się na sprawach w danym momencie najistotniejszych.

 

 Autor: Radosław Malinowski

 


Opublikowano:

Mentax na Facebook'u