Inbox Zero

Podejście do zarządzania wiadomościami e-mail w celu utrzymania pustej skrzynki odbiorczej.

Inbox zero najprościej mówiąc jest to podejście do zarządzania wiadomościami e-mail w celu utrzymania pustej skrzynki odbiorczej. Dla przykładu, co robimy z prawdziwymi listami? Wyciągamy ze skrzynki, przeglądamy kopertę po kopercie, otwieramy, wyrzucamy lub podejmujemy inne działanie. Dlaczego więc tak nie robimy z naszymi e-mailami.

 

Spójrz do swojej skrzynki odbiorczej, ile masz w niej nieprzeczytanych wiadomości: 10, 100, 200… 1000? (uwierz mi są to realne liczby). A ile w tej skrzynce jest jeszcze dodatkowo wiadomości przeczytanych, które tam zalegają? Wielu z nas w codziennej pracy wykorzystuje skrzynkę pocztową, niewielu natomiast zastanawia się nad utrzymaniem w niej porządku. Wierzę, że uporządkowanie poczty i poprawienie nawyków jej obsługi wpływa pozytywnie na poprawę naszej produktywności, a wystarczy do tego kilka prostych kroków.

 

Wyłącz powiadomienia

Wielu z nas pracuje z włączonym programem mailowym i aktywnymi powiadomieniami nawet na kilku urządzeniach. Powiadomienia te z oczywistych przyczyn wielokrotnie odciągają nas od bieżącej pracy, niejednokrotnie ważniejszej niż otrzymana wiadomość. Pierwszym sugerowanym krokiem jest wyłączenie tych powiadomień. Wielu z nas obawia się, że przegapią w ten sposób ważne informacje – nic bardziej mylnego. O pilnych tematach zostaniemy poinformowani inną drogą. Jeżeli przyzwyczailiśmy współpracowników, że zawsze odpowiadamy na pocztę to sugeruję na początek utworzyć autoresponder (automatyczną odpowiedź) w której poinformujemy, że od tej pory odpowiadać na pocztę będziemy w dogodnym dla nas terminie a w sprawach nie cierpiących zwłoki poprosimy o kontakt telefoniczny.

 

 

Sprawdzaj pocztę nie częściej niż kilka razy dziennie

Następnym krokiem jest ustalenie, kiedy będziemy przeglądać pocztę. Oczywiście czas i częstotliwość należy dostosować do swoich potrzeb, ja osobiście staram się to robić o ustalonych porach tj. 9:00, 12:00, 20:00. Na początku i tak najprawdopodobniej będziemy przeżywać okres „odstawienia” i niejednokrotnie będziemy się łapać na tym, że czytamy pocztę nie wtedy, kiedy planowaliśmy. Świadomość wyznaczonego czasu na te działania pozwoli nam lepiej skupić się na kolejnym kroku.

 

 

Podejmij działanie dla każdej przeczytanej wiadomości

Skoro już poczta nas nie rozprasza w najmniej odpowiednich momentach i mamy przeznaczony czas na jej obsługę, to co z nią zrobić? Najważniejsze to zrobić „cokolwiek”. Główną wadą zostawiania poczty w skrzynce odbiorczej jest późniejsze wielokrotne przeglądanie tej samej wiadomości.

Zawsze otrzymujemy jedną z dwóch typów wiadomości: wymagającą lub niewymagającą naszego działania. Zastanówmy się więc co możemy zrobić z każdą z nich.

 

Wiadomości niewymagające naszego działania

 

  • Usuń – wygląda na proste czyż nie? W takim razie, dlaczego w naszej skrzynce odbiorczej zalega tak wiele niepotrzebnych śmieci? Usuńmy od razu te którymi nie będziemy się zajmować. Niejednokrotnie staniemy przed dylematem czy powinniśmy zachować, czy usunąć taką wiadomość. Prosta zasada „definitywnego tak” pomaga nam rozwiązać ten dylemat. Jeżeli nie jestem definitywnie pewny, że chcę zachować daną wiadomość to ją usuwam.
  • Odłóż/Archiwizuj – niektóre tematy, pomimo że w tej chwili nie są nam potrzebne to jednak chcemy zachować. Są to wiadomości do projektów nad którymi w tej chwili pracujemy albo też zawierają wiedzę, którą uważamy, że w przyszłości będziemy potrzebować. Osobiście w tym celu utworzyłem kilka folderów tematycznych. Aby ich ilość nie osiągnęła trudnego do ogarnięcia poziomu to po zakończeniu prac nad danym projektem folder w całości archiwizuję. Korzystając z opcji archiwizacji dostępnej w skrzynce lub programach pocztowych. Fizycznie mail nie ginie, przez co można go dość łatwo znaleźć w wyszukiwarce.

 

Wiadomości wymagające naszego działania

 

  • Deleguj – czasem dostaniemy mail, który tak naprawdę nie jest do nas albo też nie leży w zakresie naszych obowiązków. W miarę możliwości przekażmy omyłkowego maila do odpowiedniej osoby a nadawcę poinformujmy o pomyłce.
  • Wykonaj – czy działanie zajmie mi mniej niż 2 minuty. Jeżeli tak, to odpisuję, wykonuję zadanie od razu.
  • Odłóż na później/zaplanuj – jeżeli zadanie wymaga dłuższego działania to planuję jego wykonanie w późniejszym terminie, notuję w kalendarzu lub innym zaufanym systemie, z którego korzystam zapisując, że mail wymaga odpowiedzi w późniejszym terminie. Gmail posiada ciekawą opcję „Odłóż”, która pozwala na ponowne odebranie wiadomości w innym wybranym przez nas terminie. Bądźmy jednak roztropni korzystając z tej opcji abyśmy nie skończyli ciągłym przekładaniem „niewygodnego” tematu.

 

Rozpocznij

Jeżeli w Twojej skrzynce odbiorczej w tej chwili zalega kilkaset maili to trudno je wszystkie będzie dokładnie przejrzeć stosują powyższe wskazówki. Wierzę, że na bieżąco to robisz więc aby utrzymać porządek, to jest na to proste rozwiązanie: usuń lub archiwizuj wszystkie. Nawet jeżeli by się okazało, że jest tam ważna treść to zapewne osoba zainteresowana się wkrótce odezwie. A w natłoku zalegających maili mógłbyś ponownie jej nie zauważyć.

 

Mam nadzieję, że tych parę prostych kroków zbliży was do osiągnięcia idealnego stanu jakim jest Inbox zero.

 

Autor: Radosław Malinowski


Opublikowano:

Mentax na Facebook'u