Paperless

Proces mający wyeliminować papier z naszych biur. Ale czy tylko?

Świat stanął na głowie, biura opustoszały, a służbowe garnitury i garsonki zostały zastąpione przez dresy i koszulki. Od ponad roku żyjemy w nowej rzeczywistości, ale powiedz – czy koło Twojego biurka lub stołu, na którym stoi przyniesiony z biura laptop nie piętrzy się czasem stos skoroszytów i segregatorów, które regularnie musisz wymieniać jadąc „na dyżur” do biura? Jeśli nie – jesteś szczęściarzem. Jeśli tak – twoja firma ma pole do zmiany. Tak się bowiem składa, że bez papieru biurowego da się żyć – a jak? – postaramy się pokazać poniżej.

 

Ale co co chodzi?

 

Proste – o wyeliminowanie, bądź przynajmniej znaczną redukcję wykorzystania najczęściej używanego nośnika danych w biurach – czyli papieru.

Jedno proste stwierdzenie – „mniej wydruków, mniej papieru” – ale jak każdy proces zmiany – już nie taki prosty w realizacji, szczególnie, gdy przywiązanie do papieru, podpisów, pieczątek i szumu niszczarek jest więcej niż przeciętne.

 

Jak wspomnieliśmy, paperless to proces mający wyeliminować papier z naszych biur. Ale czy tylko? Co musi się wydarzyć, żeby osiągnąć stan „biura bez papieru”? Odpowiedzi są dwie: „nie tylko” i „dużo”. Decydując się na zmianę, musimy mieć świadomość, że eliminacja papieru to także zmniejszone zapotrzebowanie na tonery i tusze do drukarek, szafy i pomieszczenia archiwizacyjne, a nawet segregatory, skoroszyty i koszulki na dokumenty. Tyle elementów naszego codziennego biurowego życia, które można sprowadzić do jednego rzeczownika – pieniądze. Tak, tak – w całym życiu bez papieru chodzi o czas i pieniądze. Czas – bo EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów) pozwala na znaczne przyspieszenie szybkości pracy. Pieniądze – bo najzwyczajniej zaczynamy wydawać coraz mniej środków budżetowych na materiały biurowe.

 

Do roboty!

 

Wiemy już, że czas to pieniądz, a czasu zawsze mało. Skupmy się zatem na tym, co musi się wydarzyć, żeby tego czasu zyskać jak najwięcej.

 

Przede wszystkim – jak w każdym procesie zmiany, musi zmienić się sposób myślenia o pracy biura, o obiegu dokumentów, oraz sposobie pracy organizacji i przetwarzania danych. A za decyzją idzie szereg czynności, z których pierwszą jest analiza, która powinna odpowiedzieć na następujące pytania:

  • Które procedury w organizacji nadają się do zmiany przy najmniejszym wysiłku?
  • Czy procedury wytypowane do zmiany dotyczą tylko organizacji, czy wpływają na interakcję z partnerami i kontrahentami?
  • Jakie istniejące w organizacji narzędzia możemy wykorzystać w procesie zmiany?
  • Czy rynek może nam zapewnić wsparcie technologiczne, jeśli na poprzednie pytanie nie mamy odpowiedzi?

 

I tu już pierwsza uwaga – chcąc coś zmienić, nie warto od razu rzucać się na głęboką wodę. Najlepsza jest metoda małych kroków połączona z systematycznością i konsekwencją. Wprowadzając redukcję papieru, warto zacząć od czegoś małego, jakiegoś jednego powtarzalnego procesu.

 

Przykładowo – jeśli Organizacja uruchomiła Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – pracownicy mogą zamiast wyceniać papierowe oświadczenia, wypełnić formularz na stronie (np. wykonany z wykorzystaniem Google Forms). Wprowadzone dane automatycznie lądują w arkuszu kalkulacyjnym, gdzie mogą zostać poddane dalszej analizie, wyliczeniu progów dofinansowań, budżetu, analizy wypłat.

 

Kolejnym przykładem może być rozliczanie delegacji – tu już jest nieco trudniej – poza zwykłymi danymi alfanumerycznymi mamy także do czynienia z dokumentami – bilety, kwity parkingowe, faktury za hotele czy catering. To zazwyczaj jednak delegowany dostarcza na papierze. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, żeby papierowe „kwity” zdigitalizować (choćby nawet aparatem telefonu) i dołączyć do formularza w naszym systemie (niezależnie od tego, czy to wyrafinowany system HR, czy prosty formularz online) – ważne jest tylko to, żeby zapewnić „niedrukowalność” zdigitalizowanych danych. Gdy dane raz staną się cyfrowe, powinny takie pozostać. Jeśli potwierdzenie pobytu na delegacji wymaga dodatkowej akcji przełożonego, powinno wystarczyć tylko jedno kliknięcie w systemie. Podpis, pieczątka? Po co to komu?

 

Im dalej w las, tym więcej…

 

Brawo. Twój zespół, Twoja firma coraz lepiej radzi sobie z cyfrowymi danymi. Pracownicy wypełniają elektroniczne formularze, przełożeni zatwierdzają sprawy klikając w linki z powiadomień. Księgowość podrzuca Ci raport, że koszty materiałów biurowych spadają z miesiąca na miesiąc. Cały czas jednak dostajesz na biurko stosy umów, protokołów, faktur i zamówień, które musisz podpisać ręcznie. Z każdym takim dokumentem zadajesz sobie pytanie – co z tym zrobić.

 

Na szczęście nie Ty jeden. W przypadku faktur i innych dokumentów rozliczeniowych, najprostszym sposobem odejścia od papieru jest stosowanie faktur w formie plików PDF. Jest to dość uniwersalny format, z wygenerowaniem którego nie powinien mieć problemu żaden program komputerowy. W najgorszym przypadku za pomocą systemu operacyjnego można „wydrukować” dokument na wirtualną drukarkę. Coraz więcej podmiotów gospodarczych w pełni akceptuje taki sposób dokumentowania transakcji.

 

PDF ma jednak wadę – jest dobrym dokumentem dla człowieka do wyświetlenia na ekranie czy (jak już koniecznie trzeba) wydrukowania. Nie nadaje się jednak na potrzeby komputerów.

 

Aby systemu komputerowe mogły się wymieniać danymi, wymagane jest opracowanie standardów komunikacyjnych. Nad takim standardem pracuje np. Unia Europejska, tworząc rozwiązanie o nazwie „Faktura ustrukturyzowana”, która generowana jest do postaci pliku XML. Zawartość pliku jest ściśle sprecyzowana i opisana w rozporządzeniach unijnych oraz w uzupełniających dokumentach państwowych. Ze szczegółami możesz zapoznać się na stronie eFaktura

 

Zachętą do stosowania tego rozwiązania może być to, że od 2019 zaczyna to być coraz częściej preferowany sposób generowania, przechowywania i przesyłania dokumentów finansowych, które wymieniane są w ramach Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF).

 

No dobrze. A co z innymi dokumentami? Co z komunikacją pomiędzy firmami, kontrahentami, partnerami? Odpowiedź jest prosta – współpraca. Współpraca, dzięki której odpowiednio podjęte decyzje umożliwiają skomunikowanie między sobą systemów elektronicznych należących do różnych podmiotów. I tutaj pojawiają się firmy takie jak MENTAX, które za cel stawiają sobie właśnie tworzenie rozwiązań, które upraszczają komunikację i sprowadzają ją do serii zer i jedynek przesyłanych między komputerami.

 

Jak to wygląda w praktyce? Z innych artykułów publikowanych na naszych stronach jasno wynika, że jednym podstawowych pól naszej działalności jest likwidacja szkód. Jest to dobry przykład, żeby pokazać, jak można zmienić i uprościć życie. Zobaczmy jak to było kiedyś.

 

Poszkodowany dzwonił, albo co gorsza zjawiał się przed okienkiem swojego ubezpieczyciela, zgłaszał szkodę i czekał aż pojawi się ktoś, kto obejrzy zalanie, stłuczkę, czy efekty innego zdarzenia losowego. Po oględzinach, dokumentacja musiała trafić do TU, odwiedzić szereg biurek. Ktoś musiał mozolnie wypisać druk decyzji. Ktoś inny musiał zapakować go w kopertę, odesłać do poszkodowanego. To wszystko zjadało czas, a plama na suficie straszyła całymi tygodniami.

 

Dzięki wdrażanym przez Towarzystwa Ubezpieczeniowe Systemom Likwidacji Szkód, których cześć powstaje rękami naszych MENTAXowych programistów, poszkodowany (w zależności od poziomu komplikacji szkody), po zgłoszeniu sprawy przez dedykowany formularz internetowy czeka na decyzję o wypłacie środków od kilkunastu minut do maksymalnie kilku dni. W MENTAX dla zlikwidowania niektórych szkód, czasami komunikujemy ze sobą, więcej niż dwie firmy (a w zasadzie oczywiście ich systemy) – szczególnie jeśli mówimy o szkodach komunikacyjnych. Cała komunikacja odbywa się w tle, niezauważalnie dla „czynnika ludzkiego”, który de facto powinien tylko podjąć finalną decyzję o akceptacji takiego czy innego rozwiązania problemu.

 

Niektóre proste szkody mają wyliczane odszkodowanie już na etapie samego zgłoszenia, bez angażowania likwidatora – dosłownie w kilka sekund od wypełnienia formularza zgłoszeniowego. Nawet protokół szkody i decyzja o wypłacie odszkodowania zostaje wysłana w formie pliku na adres mailowy zainteresowanych. Skala oszczędności na wszystkim, co wcześniej angażowało papier idzie w miliony złotych rocznie w skali kraju.

 

Mądrej głowie dość dwie słowie

 

Wszystko powyższe udaje się uruchomić dzięki umiejętnościom działów IT i właściwym decyzjom Zarządów firm. Świat IT od zawsze dysponował narzędziami umożliwiającymi komunikowanie ze sobą różnych systemów – na pewno nie raz słyszałeś skrót API (ang. application programming interface). Dzięki rosnącemu zrozumieniu konieczności współpracy między firmami, systemy informatyczne (poza oczywiście wymaganym bezpieczeństwem danych) są coraz lepiej skomunikowane ze światem zewnętrznym. Dotyczy to także zasobów rządowych – czego przykładem może być wspomniana wyżej „efaktura” czy niedawno wprowadzony format JPK_VAT.

 

Jeśli czujesz, że twoja firma regularnie powtarza te same czynności, pokoje przeznaczane na archiwa puchną od kolejnych teczek a serwisant drukarek na stałe zamieszkał w schowku na miotły – przyjdź, zadzwoń, porozmawiaj. Pomożemy Tobie zaoszczędzić czas i pieniądze. Twoim pracownikom zaoszczędzimy brudnych rąk od tuszu w pieczątkach. Twoim partnerom pokażemy, że jesteś na bieżąco z najnowocześniejszymi rozwiązaniami i praktykami.

 

Prawie każdą biurową czynność można zdigitalizować. A firmy takie jak my tylko czekają na kolejne wyzwania.

 

Autor: Grzegorz Tlołka, Członek Zarządu Mentax SA


Opublikowano:

Mentax na Facebook'u