Informacje Ogólne
Uwzględniając i szanując prawo do prywatności osób, które powierzyły MENTAX SPÓŁKA AKCYJNA (dalej „MENTAX”) swoje dane osobowe, gwarantujemy, iż pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach zapewaniających ich bezpieczeństwo.
Chcąc zapewnić transparentność realizowanych przez siebie procesów przetwarzania, przedstawiamy obowiązujące w MENATX zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”).
W celu zwiększenia przystępności Polityki Prywatności termin „Użytkownik” zastąpiony został określeniem „Ty” lub „Państwo”, a „Administrator” zamiennie z „My” lub „MENTAX”.
Ponadto wprowadziliśmy śródtytuły które ułatwią Tobie wyszukanie interesujących Cię informacji.
Kto jest administratorem danych osobowych?
Administratorem Twoich danych jest MENTAX SPÓŁKA AKCYJNA z siedzibą w Koszalinie pod adresem ul. Szczecińska 25a/5, 75-122 Koszalin, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Koszalinie IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000737660, NIP 669-23-88-755, REGON 320012969.
Kontakt z nami jest możliwy również pod adresem e-mail: szkody@mentax.pl lub telefonicznie pod numerem: +48 22 101 71 71.
Inspektor Ochrony Danych
W celu zwiększenia bezpieczeństwa Twoich danych osobowych powołaliśmy Inspektora Ochrony Danych w osobie Pani Malwiny Nowik, z którą kontakt jest możliwy mailowo pod adresem rodo@mentax.pl lub listownie na adres: MENTAX SPÓŁKA AKCYJNA, Inspektor Danych Osobowych, ul. Szczecińska 25a/5, 75-122 Koszalin.
Do czego będą używane Państwa dane osobowe?
MENTAX realizując swoje funkcje biznesowe przetwarza dane osobowe w następujących celach:
- podjęcia działań przed zawarciem umowy, zawarcia oraz wykonania umowy, gdy stroną umowy jest osoba fizyczna (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. b RODO -dot. Klientów, art. 6 ust. 1 lit. f RODO – dot. osób współpracujących z nami w imieniu klienta/kontrahenta).
- w celu prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej tj. realizacji obowiązków podatkowych wynikających z przepisów podatkowych, w tym obowiązków dotyczących dowodów księgowych, (podstawa z art. art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
- konieczności zweryfikowania Pani /Pana uprawnienia do reprezentacji podmiotu w imieniu, którego Pani/Pan działa, m.in. w charakterze członka zarządu, pełnomocnika, reprezentanta w związku z zawieraniem i realizacją umów z kontrahentami, co stanowi realizację naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
- ustalenia osób uprawnionych do kontaktów i ułatwianiu komunikacji związanej z wykonywaniem i obsługą umowy oraz wskazaniem osób odpowiedzialnych, co stanowi realizację naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
- ewentualny ustaleniu, dochodzeniu lub obroną przed różnego rodzaju roszczeniami i twierdzeniami z tytułu prowadzenia działalności, co stanowi realizację naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- rozpatrywania wniosków, skarg i reklamacji (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO).
Dane mogą też być przetwarzane w innym celu na podstawie wyrażonej przez Pana/Panią zgody. Cofnięcie zgody jest możliwe w każdym momencie i nie jest to związane z żadnymi negatywnymi konsekwencjami. Cofnięcia zgody można dokonać w dowolny, wybrany sposób (e-mail, poczta tradycyjna) tak, aby dotarła do wiadomości MENTAX.
Mentax przetwarza również dane osobowe w ramach profilu MENTAX SA na portalu społecznościowy Facebook, w celu prowadzenia bieżącej korespondencji przy wykorzystaniu narzędzi dostarczonych przez portal Facebook, w tym komunikator Messenger, oraz prowadzenie innych działań marketingowych, co stanowi realizację naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane są współadministrowane przez MENTAX i portal Facebook. Dane te będą przetwarzane do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
Odbiorcy Danych
W związku z prowadzoną działalnością Twoje dane osobowe możemy udostępniać:
- naszym pracownikom
- osobom które współpracują z nami na podstawie umów cywilnoprawnych
- dostawcom usług kurierskich i pocztowych
- dostawcom zapewniającym nam infrastrukturę informatyczną i sieciową
- dostawcom technologii wykorzystywanych przez Witrynę
- dostawcom usług księgowych, podatkowych i prawniczych
- bankom, w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń,
- innym podmiotom o ile będzie to niezbędne do realizacji celów przetwarzania danych.
Twoje dane możemy udostępniać również w następujących okolicznościach:
- jeżeli prawo lub władza publiczna określa, że musimy udostępniać dane osobowe lub dla celów wymiaru sprawiedliwości;
- jeżeli musimy udostępniać dane osobowe w celu ustalenia, wykonywania lub obrony naszych praw (obejmuje to udostępnianie danych osobowych innym osobom w celu zapobiegania oszustwom);
- w przypadku restrukturyzacji, sprzedaży lub przeniesienia własności przedsiębiorstwa (lub jego części) np. w związku z przejęciem lub fuzją.
Każdorazowo udostępniany będzie możliwe jak najwęższy zakres Twoich danych który pozwoli na realizację celu przetwarzania danych i realizację ciążących na nas obowiązków.
Przekazywanie danych do państw trzecich
Twoje dane osobowe nie zostaną przekazane państwom trzecim, tj. znajdującym się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Przetwarzanie danych w sposób zautomatyzowany
Twoje dane osobowe nie będą wykorzystywane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania).
Co mogą Państwo zrobić z przekazanymi nam danymi?
W każdym momencie mają Państwo prawo do:
- żądania od administratora danych dostępu do danych osobowych dotyczących Państwa oraz uzyskania ich kopii, a także
- żądania ich sprostowania,
- usunięcia danych,
- ograniczenia ich przetwarzania
- przenoszenia danych
- oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.
- cofnięcia zgody (o ile przetwarzanie następuje na jej podstawie) w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych.
Więcej informacji o prawach osób, które dane dotyczą dostępne są w artykułach 12-23 RODO, którego tekst można znaleźć pod adresem: https://eur-lex.europa.eu/
W celu realizacji swoich praw skontaktuj się z Inspektorem Ochrony Danych MENTAX.
W przypadku naruszenia przepisów RODO mają Państwo również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: https://uodo.gov.pl/
Czy musisz podawać MENTAX swoje dane osobowe?
Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz z wywiązania się przez MENTAX z wymogów prawa. Zatem, jeżeli chcesz korzystać z usług oferowanych przez MENTAX lub zostać jego współpracownikiem konieczne jest podanie swoich danych osobowych. W pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne.
Państwa dane mogą być również udostępnione MENTAX przed podmiot, który wcześniej otrzymał takie dane od Państwa.
Jeśli Twój pracodawca lub inny podmiot wskazał Cię jako osobę kontaktową w związku z zawarciem/realizacją umowy z MENTAX, Pani/Pana dane będą przetwarzane w zakresie ujawnionym przez ten podmiot (co do zasady jest to imię, nazwisko, stanowisko, adres e-mail i nr telefonu).
Do kiedy Państwa dane osobowe będą przechowywane?
Przechowujemy Twoje dane osobowe przez czas obowiązywania zawartej z Tobą umowy, a także po jej zakończeniu w celach:
- dochodzenia roszczeń w związku z wykonywaniem umowy – przez czas do upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z umowy – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
- wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności podatkowych i rachunkowych – przez czas do wygaśnięcia obowiązków dotyczących przechowywania danych, wynikających z przepisów prawa, w szczególności przechowywania dokumentów księgowych (co do zasady przez 5 lat po roku, w którym wystąpiło zdarzenie prawne, które obligowało do wystawienia dokumentu księgowego).
W przypadku, gdy terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń są krótsze, niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, stosuje się wskazane dłuższe terminy.
Dane osobowe przetwarzane na podstawie Twojej zgody będą przetwarzane do momentu cofnięcia zgody.
Polityka cookie
Szczegółowe informacje o wykorzystywaniu plików cookie zawiera Polityka Cookie.
Polityka prywatności dotycząca korespondencji e-mail
Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych zawartych w treści korespondencji e-mail prowadzonej z MENTAX zawiera Polityka Prywatności dotycząca korespondencji e-mail.
Zmiany Polityki Prywatności
MENTAX zastrzega sobie prawo do zmiany i aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności.
O wszelkich zmianach poinformujemy bezzwłocznie użytkowników Witryny.
Jeśli nadal korzystasz z naszych stron internetowych po wprowadzeniu zmian, akceptujesz zmienione zasady. Jeśli zmiany są znaczące, możemy przekazać wyraźniejsze powiadomienie lub uzyskać zgodę zgodnie z wymogami prawa.
Data wejścia w życie niniejszej Polityki Prywatności: 11.10.2021 rok
